INFORMATIVA PRIVACY

per i dati personali dei soggetti che inoltrano segnalazioni tramite

 LEGALITY WHISTLEBLOWING

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

L’informativa ha ad oggetto il trattamento dei dati personali dei soggetti coinvolti, a vario titolo, nella gestione delle segnalazioni disciplinate dalla procedura c.d. “Whistleblowing” adottata dalla Società ai sensi e per gli effetti di cui al Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 recante l’attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 riguardante “la protezione delle persone che segnalano la violazione del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”. 

Ai sensi del Reg. UE/679/2016 e dell’art. 13 del Decreto Legislativo 196 del 2003 “Codice in Materia di Protezione dei Dati Personali” Vi informiamo che:

Tipologia dei dati trattati

Nell’ambito delle segnalazioni inviate, il Titolare tratterà (principalmente) i dati riconducibili ai seguenti soggetti:

1. persona segnalante: la persona fisica che effettua la segnalazione sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo;
2. persona coinvolta: la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata;
3. dati del facilitatore: la persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante nel medesimo contesto lavorativo.

In linea di massima, il Titolare tratterà i dati c.d. “comuni” dei soggetti a diverso titolo coinvolti (ad esempio, i dati identificativi quali nome, cognome, i dati di contatto e i dati relativi al rapporto lavorativo o professionale in essere con il Titolare). Qualora fosse indispensabile ai fini della gestione della segnalazione, il Titolare potrà anche trattare dati appartenenti a c.d. “categorie particolari” (ad esempio, dati sull’origine razziale, convinzioni religiose, appartenenza sindacale, ecc.).  

In tutti i casi in cui l’interessato avrà la facoltà di comunicare liberamente i dati personali suoi o di altri soggetti (e-mail, campi a compilazione libera, caricamento di documentazione, ecc.), gli stessi verranno trattati esclusivamente se ritenuti pertinenti e necessari per la gestione delle segnalazioni medesime.

Qualora (e solo se) si rendesse necessario per la gestione delle segnalazioni, il Titolare – o il soggetto da quest’ultimo incaricato per la gestione della segnalazione - potrà richiedere all’interessato di fornire nuovi dati personali, suoi o di terzi, rispetto a quelli già forniti. Sempre (e solo) per tale finalità, il Titolare – o il soggetto incaricato – potrà raccoglie ulteriori dati anche presso soggetti terzi diversi dal segnalante.

Qualora i dati comunicati dall’interessato (suoi o di terzi) non siano ritenuti pertinenti e necessari per la gestione delle segnalazioni, il Titolare si riserva il diritto, a suo insindacabile giudizio, di eliminare tali dati.

Finalità e base giuridica del trattamento

I dati saranno trattati per le seguenti finalità:

1. gestire le segnalazioni inviate ai sensi del Decreto;
2. adempiere ad obblighi derivanti dalla legge, da regolamenti e, in generale, dalla normativa – anche comunitaria - di volta in volta applicabile;
3. adottare adeguate misure correttive e intraprendere le opportune azioni disciplinari;
4. accertare, esercitare e difendere un diritto del titolare e dei soggetti interessati dalla segnalazione anche in sede giudiziaria. 

La base giuridica del trattamento dei dati personali è costituita dalla necessità del Titolare di adempiere a specifici obblighi di legge che lo riguardano (art. 6 lett. a) del Regolamento).

Qualora vengano trattati “categorie particolari” di dati, la base giuridica del trattamento sarà costituita da una o più tra le seguenti condizioni previste dall’art. 9, secondo comma, lettere b) (assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza e protezione sociale), f) (accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogni qualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni giurisdizionali) e g) (motivi di interesse pubblico rilevante sulla base del diritto dell’unione o degli stati membri).

I dati, ivi inclusi quelli appartenenti a “categorie particolari”, potranno inoltre essere trattati sulla base del consenso espresso dall’interessato per una o più finalità specifiche. Come meglio precisato al paragrafo 4 che segue, in alcuni casi, il consenso risulterà indispensabile e necessario per dare puntuale seguito alla segnalazione inviata.

Titolare del Trattamento

TE.SI.FER. S.r.l. nella veste del suo Legale Rappresentante al quale potrete rivolgervi per far valere i Vostri diritti come previsto dall’Art. 7 del Decreto.

Modalità di trattamento

Il trattamento sarà effettuato con l’ausilio di strumenti telematici, cartacei ed informatici; tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e tutela dei diritti dell’interessato e della sua riservatezza.

La Società ha messo a disposizione degli interessati una piattaforma digitale per l’invio e la gestione (anche in forma anonima) delle segnalazioni. L’utilizzo della Piattaforma per la gestione delle segnalazioni non comporterà mai la memorizzazione dell’indirizzo IP e la geolocalizzazione dei dispositivi utilizzati. I dati inseriti (testi e allegati) saranno protetti da un sistema di crittografia che ne permette la loro cifratura sia durante la trasmissione, sia durante la conservazione. I dati identificativi del segnalante saranno conservati separatamente rispetto ai dati contenuti nella segnalazione (c.d. “pseudonimizzazione”). Il sistema sarà soggetto a continui aggiornamenti al fine di garantire le migliori prestazioni in termini di sicurezza e disponibilità dei dati. La Società raccomanda in ogni caso ai soggetti interessati di non collegarsi alla Piattaforma tramite dispositivi aziendali e di non utilizzare (per quanto possibile) per l’invio e la gestione delle segnalazioni strumenti diversi da quelli messi a disposizione tramite la Piattaforma e, in particolare, di non utilizzare domini di posta elettronica aziendale.   

Il trattamento eventualmente effettuato in forma orale attraverso linee telefoniche, sistemi di messaggistica vocale o mediante un incontro diretto con il soggetto incaricato di gestire la segnalazione avverrà sempre in modo tale da garantire la riservatezza del soggetto interessato dal trattamento.

I dati saranno trattati in modo tale da ridurre al minimo i rischi di distruzione, perdita, accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme ai fini della raccolta e, in ogni caso, nel rispetto delle misure di sicurezza previste dal Regolamento.

Conseguenze in caso di mancato (o inesatto) conferimento dei dati e/o del mancato consenso al loro trattamento.

L’inesatto conferimento dei dati potrà comportare l’impossibilità per la Società – o per il soggetto da quest’ultima incaricato - di dare puntuale seguito alla segnalazione.

Nell’ambito di un eventuale procedimento disciplinare l’identità della persona segnalante non potrà essere rivelata ove la contestazione dell’addebito sia fondata da accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione. Qualora invece la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante sia necessaria per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile solo a fronte del consenso espresso del segnalante alla rivelazione della propria identità. In tal caso, tuttavia, il mancato consenso potrà comportare l’impossibilità per la Società – o il soggetto da quest’ultima incaricato - di dare seguito alla segnalazione.

Il consenso alla rivelazione dell’identità del segnalante sarà altresì richiesto in tutti i casi in cui si renda necessario ai fini della difesa delle persone coinvolte. Anche in questo caso il mancato consenso potrà comportare l’impossibilità di dare puntuale seguito alla segnalazione ricevuta dalla Società.

In ogni caso, la Società – o il soggetto incaricato per la gestione della segnalazione – comunicheranno al segnalante in forma scritta – prima o contestualmente alla richiesta del consenso - le ragioni che rendono necessaria la rivelazione della sua identità.

Al riguardo, si precisa che le segnalazioni inviate in forma anonima saranno equiparate a segnalazioni ordinarie e saranno conservate dalla Società. La Società (o il soggetto incaricato della gestione delle segnalazioni) potrà chiedere al segnalante rimasto anonimo di comunicare la propria identità, qualora sia indispensabile per dare corretto seguito alla segnalazione. L’interessato potrà tuttavia sempre rifiutarsi di comunicare i propri dati identificativi, così come in caso di sua successiva identificazione potrà rifiutarsi di acconsentire alla loro rivelazione ai sensi dei paragrafi che precedono, fermo restando che la mancata comunicazione dei dati o il mancato consenso alla loro rivelazione potrà comportare – anche in questo caso - l’impossibilità per la Società di dare puntuale seguito alla segnalazione.

Soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati e ambito di diffusione dei dati medesimi.

I dati personali dei soggetti interessati non saranno diffusi.

I dati saranno trattati dai seguenti soggetti della cui collaborazione la Società si avvale in qualità di responsabili del trattamento:

• il consulente esterno deputato dalla Società alla gestione delle segnalazioni istruito al fine di adottare adeguate misure correttive e intraprendere le opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie.;
• la società Digital-PA S.r.l. in qualità di fornitore del software utile all’invio e alla gestione delle segnalazioni;
• studi e/o consulenti legali, consulenti IT e/o altri soggetti eventualmente coinvolti nel processo di valutazione delle segnalazioni.

I dati potranno infine essere comunicati alle seguenti categorie di soggetti in qualità di autonomi titolari del trattamento:

• istituzione e/o autorità pubbliche;
• autorità giudiziaria e organi di polizia.

Durata del trattamento.

I dati personali verranno conservati dalla Società per il periodo necessario a gestire la segnalazione e, comunque, ai sensi dell’art. 14 del Decreto, non potranno essere trattati per un periodo superiore a cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Al termine di tale periodo i dati degli interessati saranno cancellati e/o resi in forma totalmente anonima.

Diritti dell’interessato.

L’interessato ha diritto di chiedere alla Società:

-     l’accesso, la rettifica, la cancellazione o la limitazione del trattamento dei dati, nonché di opporsi al trattamento, ai sensi degli artt. 15-18 e 21 del Regolamento;

-     la portabilità dei dati, ai sensi dell’art. 20 del Regolamento.

L’interessato ha altresì diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

In ogni caso, l’identità del segnalante (così come qualsiasi altra informazione o elemento della segnalazione da cui si possa dedurre, anche indirettamente, la sua identità) non sarà rivelata se non a fronte di espresso e libero consenso del segnalante e solo qualora la conoscenza dell’identità del segnalante sia necessaria per la difesa dell’incolpato o delle persone comunque coinvolte. Resta fermo il diritto del segnalante di ricevere una comunicazione scritta che lo informi preventivamente in merito alle ragioni che rendono necessaria la rivelazione della sua identità.

Nell’ambito del procedimento penale l’identità della persona del segnalante sarà coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 del codice di procedura penale.

L’identità dei soggetti coinvolti nella segnalazione sarà tutelata – con le stesse garanzie riconosciute in favore del segnalante - fino alla conclusione dei procedimenti avviati a seguito della segnalazione.

Al riguardo si precisa che la Società potrebbe non essere a conoscenza della segnalazione pervenuta al consulente esterno incaricato per la loro gestione; pertanto, anche ai fini dell’esercizio dei summenzionati diritti, si consiglia ai soggetti interessati di rivolgersi – almeno in prima battuta - direttamente al consulente esterno deputato alla gestione delle segnalazioni, utilizzando la Piattaforma messa a disposizione dalla Società sul sito internet: www.tesifer.it

Nell’ambito del procedimento avviato ai sensi del Decreto, le persone coinvolte potranno essere sentite o saranno sentite, dietro loro richiesta, anche mediante procedimento cartolare attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte o documentali. Tuttavia, alle persone coinvolte non sarà riconosciuto sempre e comunque il diritto di essere informate della segnalazione che le riguarda, in particolare, qualora tale informazione potrebbe compromettere lo svolgimento dell’attività istruttoria.  

L’esercizio dei summenzionati diritti da parte delle persone coinvolte nella segnalazione potrà essere interdetto – per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata - qualora dall’esercizio degli stessi possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto per la tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante. In tali casi, dunque, al soggetto segnalato o alla persona menzionata nella segnalazione sarà preclusa la possibilità di rivolgersi al Titolare del trattamento e, in assenza di risposta da parte di quest’ultimo, di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.